MANAJEMEN KONSTRUKSI

MANAJEMEN

A.           MANAJEMEN SECARA UMUM

1.    Prinsip Dasar Manajemen:

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Manajemen sering didefinisikan sebagai pencapaian tujuan melalui kerja sama dengan orang lain. Kedengarannya memang terlalu sederhana, akan tetapi memberi kita gambaran tentang beberapa hal mendasar. Yang pertama berkaitan dengan pencapaian tujuan. Manajemen selalu berkaitan dengan sebuah usaha untuk mencapai tujuan tertentu dan bukan semata-mata sebuah posisi atau jabatan di dalam perusahaan. Banyak orang memiliki jabatan manajer, akan tetapi dalam kenyataannya mereka hanya menjalankan kedudukan dan bukan mengarahkan sesuatu ke arah pencapaian tujuan yang tertentu.

Pokok yang kedua adalah berkaitan dengan aspek melalui orang lain. Sebagai sebuah aktivitas, manajemen selalu menyangkut orang-orang lain, yakni bawahan-bawahan; dan pada usaha untuk mengarahkan atau mengkoordinasi kerja dari orang-orang tersebut. Meskipun setiap manajer memang memiliki tugas-tugas khusus yang hanya bisa dilakukan olehnya, peran seorang manajer lebih didasarkan pada kenyataan bagaimana dia mengkoordinasi dan mengarahkan aktivitas-aktivitas bawahannya. Dalam arti ini, seorang manajer seharusnya lebih mementingkan pencapaian hasil dari para bawahannya daripada prestasinya sendiri. Sebab pencapaian hasil bersama itulah yang menentukan keberhasilan dari organisasi secara keseluruhan.

2.    Manajemen sebagai sebuah profesi

Sebagai sebuah profesi, manajemen memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

a.       Merupakan sebuah spesialisasi yang memiliki prinsip-prinsip, ketrampilan dan teknik-teknik analisis tertentu,

b.      Memiliki aturan main dan kode etik tertentu.

c.       Bersifat universal. Manajer-manajer yang sudah terlatih baik bisa dengan mudah dipindahkan dari industri yang satu ke industri yang lain. Meskipun untuk ini ada catatan, yakni: Untuk jenis pekerjaan yang membutuhkan pengetahuan teknis tertentu yang semula tidak dimiliki oleh seorang manajer, sebuah proses transfer belum bisa dijamin berhasil sebelum ketrampilan teknis tersebut bisa dipelajari lebih dahulu. Misalnya, seorang bekas jendral angkatan darat sudah pensiun dan diserahi posisi sebagai presiden direktur sebuah pabrik. Sebelum dia mengambil posisi tersebut dia berkeliling selama setahun ke fasilitas-fasilitas pabrik itu dan belajar tentang proses-proses teknis bisnis pabrik tersebut. Setelah itu barulah pengalaman dan ketrampilan manajerial yang dimilikinya di angkatan darat bisa lebih efektiv.

3.    Tanggung jawab manajemen:

Manajemen di dunia usaha, baik for profit maupun sosial, setidak-tidaknya bertanggung jawab pada empat kelompok: para pemegang saham atau Yayasan pendiri, karyawan / pekerja, pelanggan, dan masyarakat umum. Kepada para pemegang saham, manajemen bertanggung jawab untuk melindungi modal yang ditanamkan dan mengusahakan hasil yang lebih dari penanaman modal tersebut. Manajemen tidak hanya bertanggung jawab untuk hasil jangka pendek tetapi juga hasil jangka panjang. Kepada karyawan atau pekerja manajemen memiliki berbagai jenis tanggung jawab.

Manajemen harus berusaha untuk menyediakan pekerjaan yang tetap dengan upah yang memadai; menjaga kondisi dan keselamatan kerja yang baik; dan rasa aman secara ekonomis setelah masa pensiun. Kepada pelanggan manajemen harus menyediakan produk berkualitas dengan harga yang bersaing dan menyediakan pelayanan perbaikan atau perawatan yang memadai. Kepada masyarakat umum, manajemen bertanggung jawab untuk selalu menjadi anggota masyarakat yang baik. Ini berarti ikut terlibat dalam kegiatan-kegiatan kemasyarakatan, menjaga lingkungan dari pencemaran, dsb.

4.    Fungsi – fungsi Manajemen:

Secara umum fungsi-fungsi yang dijalankan manajemen adalah merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), menempatkan orang (staffing), mengarahkan (directing) dan mengontrol (controlling).

a.       Perencanaan (Planning)

Perencanaan adalah menentukan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Ini berarti menyangkut pengambilan keputusan berhadapan dengan pilihan-pilihan. Seorang manajer harus memahami dan bisa menangkap peluang-peluang yang datang, dan memiliki pula kemampuan untuk menciptakan peluang-peluang. Dia harus mampu membuat analisa atas peluang-peluang tersebut dan mengambil keputusan untuk memilih yang terbaik sesuai dengan kondisi dan keterbatasan sumber daya yang dimiliki. Keputusan-keputusan misalnya harus diambil untuk menentukan rantai produk mana yang akan ditawarkan dengan diskon, harga-harga mana harus dirubah, metode produksi yang digunakan, gaji atau upah yang harus dibayar atau riset dan penelitian yang harus diadakan, dsb.

Ada dua jenis perencanaan: jangka panjang dan jangka pendek. Perencanaan jangka panjang tentu saja harus bertitik tolak dari tujuan jangka panjang dari perusahaan yang bersangkutan dan langkah-langkah yang harus diambil. Misalnya, untuk mendapatkan posisi di pasar tertentu barangkali perlu memperkenalkan satu produk tertentu tahun ini, dan produk yang lain tahun depan, dan membangun pabrik baru di tahun ketiga, dst. Dalam perencanaan jangka pendek, manajer itu harus menterjemahkan secara tepat langkah-langkah yang perlu diambil untuk mengembangkan dan memperkenalkan produk baru tersebut. Untuk perencaaan jangka lebih pendek lagi, dia harus mulai memesan material tertentu dan mempersiapkan pekerja. Semakin pendek jangka perencanaan, semakin harus spesifik perencanaan tersebut.

b.      Mengorganisasi (Organizing)

Fungsi ini berkaitan dengan usaha untuk menetapkan jenis-jenis kegiatan yang dituntut untuk mencapai suatu tujuan tertentu, mengelompokkan kegiatan-kegiatan tersebut berdasarkan jenisnya supaya lebih mudah ditangani oleh bawahan. Fungsi ini mengandaikan bahwa seorang manajer bisa mendelegasikan otoritasnya kepada bawahannya dan bawahannya bisa memahami tanggung jawabnya masing-masing.

Struktur organisasi bisa bermacam-macam dan tidak boleh dilihat sebagai tujuan pada dirinya sendiri. Struktur organisasi barulah efektiv kalau bisa mempermudah perusahaan mencapai tujuan utamanya, bukan hanya karena terlihat “teratur” dan “manis”.

c.       Penempatan Orang (Staffing)

Fungsi ini menyangkut usaha untuk mengembangkan dan menempatkan orang-orang yang tepat di dalam berbagai jenis pekerjaan yang sudah didisain lebih awal dalam organisasi. Lebih jauh lagi fungsi ini meliputi hal-hal seperti pengembangan sumber daya manusia, proses penilaian dan promosi, pelatihan. Salah satu aspek penting dari fungsi ini adalah mengidentifikasi orang-orang di dalam organisasi yang berpotensial untuk dikembangkan sebagai manajer. Good managers develop managers.

d.      Mengarahkan (Directing)

Fungsi ini biasa juga disebut supervisi. Ini menyangkut pembinaan motivasi dan pemberian bimbingan kepada bawahan untuk mencapai tujuan utama. Secara umum bisa dikatakan bahwa pekerja-pekerja akan berprestasi lebih baik pada pekerjaan di mana mereka persis tahu apa yang diharapkan dari mereka. Lebih jauh lagi, para pekerja tersebut akan lebih menghargai pekerjaannya kalau mereka bisa melihat bagaimana kaitan perkerjaan mereka dengan gambar keseluruhan dari organisasi. Mengerjakan sesuatu hanya karena atasan menyuruh demikian biasanya tidak bisa menghasilkan secara maksimal.

Salah satu aspek penting dari fungsi ini adalah fungsi koordinasi, yang berarti penciptaan suatu harmoni dari individu-individu yang berkerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Kemampuan komunikasi menjadi kunci keberhasilan fungsi ini.

e.       Mengontrol (Controlling)

Fungsi ini dijalankan untuk menjamin bahwa perencaan bisa diwujudkan secara pasti. Ada banyak alat-alat analisa untuk suatu proses kontrol yang efektiv. Proses kontrol pada dasarnya selalu memuat unsur: perencanaan yang diterapkan, analisa atas deviasi atau penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, dan menentukan langkah-langkah yang perlu untuk mengoreksi.

B.            MANAJEMEN KONSTRUKSI

Yang dimaksud dengan proyek adalah suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang dibatasi oleh waktu dan sumber daya yang terbatas. Sehingga pengertian proyek konstruksi adalah suatu upaya untuk mencapai suatu hasil dalam bentunk bangunan atau infrastruktur. Bangunan ini pada umumnya mencakup pekerjaan pokok yang termasuk di dalamnya bidang teknik sipil dan arsitektur, juga tidak jarang melibatkan disiplin lain seperti teknik industri, teknik mesin, elektro dan sebagainya.

Manajemen proyek konstruksi adalah proses penerapan fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pelaksanaan dan penerapan) secara sistimatis pada suatu proyek dengan menggunkan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien agar tercapai tujuan proyek secara optimal. Manajemen Konstruksi meliputi mutu fisik konstruksi, biaya dan waktu. manajemen material dan manjemen tenaga kerja yang akan lebih ditekankan. Hal itu dikarenakan manajemen perencanaan berperan hanya 20% dan sisanya manajemen pelaksanaan termasuk didalamnya pengendalian biaya dan waktu proyek.

Manajemen konstruksi memiliki beberapa fungsi antara lain :

1. Sebagai Quality Control untuk menjaga kesesuaian antara perencanaan dan pelaksanaan
2. Mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi lapangan yang tidak pasti dan mengatasi kendala terbatasnya waktupelaksanaan
3. Memantau prestasi dan kemajuan proyek yang telah dicapai, hal itu dilakukan dengan opname (laporan) harian, mingguan dan bulanan
4. Hasil evaluasi dapat dijadikan tindakan pengambilan keputusan terhadap masalah-masalah yang terjadi di lapangan
5. Fungsi manajerial dari manajemen merupakan sistem informasi yang baikuntuk menganalisis performa dilapangan

1.    Tujuan Manajemen Konstruksi

Tujuan Manajemen Konstruksi adalah mengelola fungsi manajemen atau mengatur pelaksanaan pembangunan sedemikian rupa sehingga diperoleh hasil optimal sesuai dengan persyaratan (Spesification) untuk keperluan pencapaian tujuan ini, perlu diperhatikan pula mengenai mutu bangunan, biaya yang digunakan dan waktu pelaksanaan Dalam rangka pencapaian hasil ini selalu diusahakan pelaksanaan pengawasan mutu (Quality Control) , pengawasan biaya (Cost Control) dan pengawasan waktu pelaksanaan (Time Control).

Penerapan konsep manajemen konstruksi yang baik adalah mulai tahap perencanaan, namun dapat juga pada tahap - tahap lain sesuai dengan tujuan dan kondisi proyek tersebut sehingga konsep MK dapat diterapkan pada tahap - tahap proyek sebagai berikut

1. Manajemen Konstruksi dilaksanakan pada seluruh tahapan proyek. Pengelolaan proyek dengan sistem MK, disini mencakup pengelolaan teknis operasional proyek, dalam bentuk masukan - masukan dan atau keputusan yang berkaitan dengan teknis operasional proyek konstruksi, yang mencakup seluruh tahapan proyek, mulai dari persiapan, perencanaan, perancangan, pelaksanaan dan penyerahan proyek.
2. Tim MK sudah berperan sejak awal disain, pelelangan dan pelaksanaan proyek selesai, setelah suatu proyek dinyatakan layak ('feasible ") mulai dari tahap disain.
3. Tim MK akan memberikan masukan dan atau keputusan dalam penyempurnaan disain sampai proyek selesai, apabila manajemen konstruksi dilaksanakan setelah tahap disain
4. MK berfungsi sebagai koordinator pengelolaan pelaksanaan dan melaksanakan fungsi pengendalian atau pengawasan, apabila manajemen konstruksi dilaksanakan mulai tahap pelaksanaan dengan menekankan pemisahan kontrak - kontrak pelaksanaan untuk kontraktor.

2.    Peranan Manajemen Konstruksi

Peranan MK pada tahapan proyek konstruksi dapat dibagi menjadi :

a.         Agency Construction Manajement (ACM)

Pada sistim ini konsultan manajemen konstruksi mendapat tugas dari pihak pemilik dan berfungsi sebagai koordinator "penghubung" (interface) antara perancangan dan pelaksanaan serta antar para kontraktor. Konsultan MK dapat mulai dilibatkan mulai dari fase perencanaan tetapi tidak menjamin waktu penyelesaian proyek, biaya total serta mutu bangunan. Pihak pemilik mengadakan ikatan kontrak langsung dengan beberapa kontraktor sesuai dengan paket-paket pekerjaan yang telah disiapkan.

b.        Extended Service Construction Manajemen (ESCM)

Jasa konsultan MK dapat diberikan oleh pihak perencana atau pihak kontraktor. Apabila perencana melakukan jasa Manajemen Konstruksi, akan terjadi "konflik-kepentingan" karena peninjauan terhadap proses perancangan tersebut dilakukan oleh konsultan perencana itu sendiri, sehingga hal ini akan menjadi suatu kelemahan pada sistim ini Pada type yang lain kemungkinan melakukan jasa Manajemen Konstruksi berdasarkan permintaan Pemilik ESCM/ KONTRAKTOR.

c.         Owner Construction Management (OCM)

Dalam hal ini pemilik mengembangkan bagian manajemen konstruksi profesional yang bertanggungjawab terhadap manajemen proyek yang dilaksanakan

d.        Guaranted Maximum Price Construction Management (GMPCM)

Konsultan ini bertindak lebih kearah kontraktor umum daripada sebagai wakil pemilik. Disini konsultan GMPCM tidak melakukan pekerjaan konstruksi tetapi bertanggungjawab kepada pemilik mengenai waktu, biaya dan mutu. Jadi dalam Surat Perjanjian Kerja/ Kontrak konsultan GMPCM tipe ini bertindak sebagai pemberi kerja terhadap para kontraktor (sub kontraktor).

C.           TAHAPAN-TAHAPAN DALAM PROYEK KONSTRUKSI

1.    Tahap Perencanaan (Planning)

Semua proyek konsruksi biasanya dimulai dari gagasan atau rencana dan dibangun berdasarkan kebutuhan (need). Pihak yang terlibat adalah pemilik.

Dalam menyusun suatu perencanaan yang lengkap minimal meliputi :

a.         Menentukan tujuan.

Tujuan dimaksudkan sebagai pedoman yang memberikan arah gerak dari kegiatan yang akan dilakukan.

b.        Menentukan sasaran.

Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai untuk mewujudkan suatu tujuan yang lelah ditetapkan sebelumnya.

c.         Mengkaji posisi awal terhadap tujuan.

Untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi maka perlu diadakan kajian terhadap posisi dan situasi awal terhadap tujuan dan sasaran yang hendak dicapai

d.        Memilih alternatif.

Selalu tersedia beberapa alternatif yang dapat dipergunakan untuk mewujudkan tujuan dan sasaran. Karenanya memilih alternatif yang paling sesuai untuk suatu kegiatan yang hendak dilakukan memerlukan kejelian dan pengkajian perlu dilakukan agar alternatif yang dipilih tidak merugikan kelak.

e.         Menyusun rangkaian langkah untuk mencapai tujuan

Proses ini terdiri dari penetapan langkah terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan.

Tahapan perencanaan di atas merupakan suatu rangkaian proses yang dilakukan sesuai urutannya. Dari proses tersebut perencanaan disusun dan selanjutnya dilakukan penjadwalan.

2.    Tahap Studi Kelayakan (Feasibility Study)

Pada tahap ini adalah untuk meyakinkan pemilik proyek bahwa proyek konstruksi yang diusulkan layak untuk dilaksanakan. Kegiatan yang dilaksanakan :

a.         Menyusun rancangan proyek secara kasar dan membuat estimasi biaya

b.        Meramalkan manfaat yang akan diperoleh

c.         Menyusun analisis kelayakan proyek

d.        Menganalisis dampak lingkungan yang akan terjadi
Pihak yang terlibat adalah konsultan studi kelayakan atau konsultan manajemen konstruksi (MK)

3.    Tahap Penjelasan (Briefing)

Pada tahap ini pemilik proyek menjelaskan fungsi proyek dan biaya yang diijinkan sehingga konsultan perencana dapat dengan tepat menafsirkan keinginan pemilik. Kegiatan yang dilaksanakan :

a.         Menyusun rencana kerja dan menunjuk para perencana dan tenaga ahli

b.        Mempertimbangkan kebutuhan pemakai, keadaan lokasi dan lapangan, merencanakan rancangan, taksiran biaya, persyaratan mutu.

c.         Menyiapkan ruang lingkup kerja, jadwal, serta rencana pelaksanaan

d.        Membuat sketsa dengan skala tertentu sehingga dapat menggambarkan denah dan batas-batas proyek. Pihak yang terlibat adalah pemilik dan Konsultan Perencana.

4.    Tahap Perancangan (Design)

Pada tahap ini adalah melakukan perancangan (design) yang lebih mendetail sesuai dengan keinginan dari pemilik. Seperti membuat Gambar rencana, spesifikasi, rencana anggaran biaya (RAB), metoda pelaksanaan, dan sebagainya. Kegiatan yang dilaksanakan :

a.         Mengembangkan ikthisiar proyek menjadi penyelesaian akhir

b.        Memeriksa masalah teknis.

c.         Meminta persetujuan akhir dari pemilik proyek

d.        Mempersiapkan:

v Rancangan terinci, Gambar kerja, spesifikasi dan jadwal, serta daftar kuantitas

v Taksiran biaya akhir.

Pihak yang terlibat adalah konsultan perencana, konsultan MK, konsultan rekayasa nilai dan atau konsultan quantitiy surveyor.

5.    Tahap Pengadaan/Pelelangan (Procurement/Tender)

Pada tahap ini bertujuan untuk mendapatkan kontraktor yang akan mengerjakan proyek konstruksi tersebut, atau bahkan mencari sub kontraktornya Kegiatan yang dilaksanakan :

a.         Prakulaifikasi

b.        Dokumen Kontrak

Pihak yang terlibat adalah pemilik, pelaksana jasa konstruksi (kontraktor), konsultan MK.

6.    Tahap Pelaksanaan (Construction)

Tujuan pada tahap ini adalah mewujudkan bangunan yang dibutuhkan oleh pemilik proyek yang sudah dirancang oleh konsultan perencana dalam batasan biaya, waktu yang sudah disepakati, serta dengan mutu yang telah disyaratkan. Kegiatan yang dilaksanakan adalah merencanakan, mengkoordinasikan, mengendalikan semua oprasional di lapangan :

a.         Kegiatan perencanaan dan pengendalian adalah:]

v  Perencanaan dan pengendalian Jadwal waktu pelaksanaan

v  Organisasi lapangan

v  Tenaga kerja

v  Peralatan dan material

b.        Kegiatan Koordinasi

v Mengkoordinasikan seluruh kegiatan pembangunan

v Mengkoordinasi para sub kontraktor

Pihak yang terlibat adalah Konsultan Pengawas dan atau Konsultan MK, kontraktor, Sub Kontraktor, suplier dan instansi terkait.

7.    Tahap Pemeliharaan dan Persiapan Penggunaan (Maintenance & Start Up)

Tujuan pada tahap ini adalah untuk menjamin agar bangunan yang telah sesuai dengan dokumen kontrak dan semua fasilitas bekerja sebagaimana mestinya. Kegiatan yang dilakukan adalah :

a.         Mempersiapkan data-data pelaksanaan, baik berupa data-data selama pelaksanaan maupun gambar pelaksanaan (as build drawing)

b.        Meneliti bangunan secara cermat dan memperbaiki kerusakan- kerusakan

c.         Mempersiapkan petunjuk oprasional/pelaksanaan serta pedoman pemeliharaan.

d.        Melatih staff untuk melaksanakan pemeliharaan

Pihak yang terlibat adalah Konsultan Pengawas/ MK, pemakai, pemilik.